صرف وقت و هزینه زیاد برای اموری که می‌توان با منابع کمتر و در زمان کوتاه‌تر انجام داد، اشتباهی بزرگ است که ممکن است به شکست منجر شده یا رشد شرکت را کند سازد. یکی از این امور مهم، حسابداری است. واحد حسابداری، یکی از مهم ترین بخش‌های هر شرکتی محسوب می‌شود. بدون استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری، فرآیندهای مالی، زمان و هزینه زیادی را از کسب‌وکارها گرفته و روند انجام امور حسابداری را بسیار کند و طاقت‌فرسا خواهد کرد. در این مقاله، ویژگی و کاربردهای انواع نرم افزار حسابداری را بررسی کرده و به ضرورت استفاده از آن‌ها در کسب‌وکارهای گوناگون خواهیم پرداخت.
اهمیت نرم افزار حسابداری
امروزه، اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی و دیگر نرم‌افزارهای مشابه در مدیریت مالی سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک، به‌وضوح نمایان شده است. بسیاری از کسب‌وکارها، برای مدیریت دقیق‌تر امور مالی خود به استفاده و خرید نرم افزار حسابداری روی آورده‌اند. در روش‌های دستی و سنتی حسابرسی، مانند استفاده از اکسل یا ثبت اطلاعات روی کاغذ، این فرآیندها بسیار زمان‌بر، هزینه‌بر، دشوار و اغلب با خطا همراه بودند.
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، انجام امور مالی را بسیار آسان‌تر، دقیق و بدون وجود ذره‌ای ابهام ساخته است. با وجود این نرم‌افزارها، نیروی انسانی کمتری برای انجام امور مالی و حسابداری نیاز بوده و توانایی بالای آن‌ها در پردازش ارقام، موجب بازیابی دقیق داده‌ها و اطلاعات مربوط به هزینه و درآمدها خواهد شد. البته هنگام انتخاب یک سیستم مناسب، توجه به قیمت نرم افزار حسابداری و مقایسه امکانات آن با نیازهای کسب‌وکار، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در ادامه، دلایل اهمیت استفاده از این نرم‌افزارها را شرح خواهیم داد.
محاسبه آسان انواع مالیات با نرم افزار حسابداری
محاسبه و پرداخت مالیات، یکی از عملیات های مالی زمان بر و دشوار برای کسب وکارها محسوب می شود؛ اما با استفاده از نرم افزار حسابداری، این فرآیند به سادگی صورت خواهدگرفت. یک سیستم حسابداری، میزان سرمایه یا پولی که دریافت یا خرج شده را به صورت دقیق و سازمان یافته ثبت می کند وبا انجام این کار، باعث صدور اسناد و رسیدها برای حسابدار، درکوتاه ترین زمان و به راحت ترین شکل ممکن خواهدبود. اغلب نرم افزارهای حسابداری، فرمول بندی صورت حساب ها و پیاده سازی قوانین دفاتر مالیاتی را به صورت خودکار انجام می دهند، از این رو، کسب و کارها در طول فصول مالیاتی هرگز با مشکلی مواجه نخواهند شد.
حذف عملیات مالی غیر ضروری با نرم افزار حسابداری
وارد کردن داده ها و اطلاعات مالی به صورت دستی، طبیعتا فرآیند وقت گیری خواهدبود. سیستم های حسابداری، به کاربران این امکان را می دهند که تنها با یک بار واردکردن اطلاعات مشتریان خود، تاریخچه تمامی تراکنش ها و معامله های آنان رابه صورت خودکار و بدون نیاز به واردکردن دستی، ذخیره وبه منظور ارجاعات آتی مشتری، نگهداری کنند. استفاده از این نرم افزارها، نه تنها موجب کاهش خطاهای احتمالی درهنگام ورود داده ها می شود، بلکه در زمان صرف شده نیز، صرفه جویی قابل توجهی را رقم می زنند.
انجام دقیق محاسبات ریاضی با نرم افزار حسابداری
یکی از دلایل برجسته اهمیت نرم افزار حسابداری، افزایش دقت و سرعت در انجام عملیات مالی و کاهش خطاها و ابهامات است. نرم افزارهای حسابداری، قادرند ارقام را بسیار سریع تر و دقیق تر از مغز انسان پردازش کنند؛ به طوری که زمان مورد نیاز برای پردازش حساب ها به حداقل می رسد. حتی درصورت دسترسی به تمامی سوابق مالی شرکت، انجام محاسبات مالی به صورت دستی ممکن است با خطا و اشکال همراه باشد که اصلاح آن ها نیازمند صرف وقت و هزینه اضافی است. اهمیت این موضوع در کسب وکارهای بزرگ با فرآیندهای مالی بیشتر، جمعیت کارکنان بیشتر و تعداد بالای صورت حساب ها، بیشتر نمایان می شود. با به کارگیری نرم افزار حسابداری، می‌توان شرایط را حتی درصورت عدم دسترسی به برخی اسناد مالی نیز، به خوبی مدیریت کرد.
صرفه جویی در زمان و هزینه با نرم افزار حسابداری
در تمامی کسب وکارها، زمان، فاکتور بسیار ارزشمندی است. نرم افزارهای حسابداری، با اتوماسیون کردن فرآیندهای مالی، صرفه جویی قابل توجهی درزمان و البته هزینه های صرف شده رقم می زنند. با استفاده از این نرم افزار، نیروی انسانی کمتری برای انجام امور مالی نیاز بوده و احتیاجی به استخدام حسابدار یا تیم های حسابرسی نیز نخواهد بود. علاوه براین، زمان کمتری برای کنترل و رسیدگی به تمامی تراکنش ها و صورت حساب ها اختصاص می یابد. بنابراین، هردوی این عوامل با پیشروی درراستای یکدیگر، صرفه جویی هنگفتی در روند انجام فرایندهای مالی رقم خواهندزد.
صدور فاکتورهای دیجیتالی با نرم افزار حسابداری
در دنیای مدرن، بسیاری از فرآیندها با بهره گیری از تکنولوژی انجام می شوند. به عنوان مثال، ارسال فاکتورهای دیجیتالی از طریق ایمیل به جای فاکتورهای کاغذی، هم برای صاحبان مشاغل و هم برای مشتریان بسیار راحت تر است. یکی از دلایل برجسته اهمیت نرم افزار حسابداری نیز، استفاده از فاکتورهای دیجیتالی است. همانطورکه گفتیم، امروزه رسیدها و فاکتورهای کاغذی کمتر استفاده شده و جای خود را به نسخه های دیجیتالی داده اند. بنابراین، مشتری می تواند پس از دریافت صورت حساب دیجیتال، با استفاده از کیف پول الکترونیکی، کارت های اعتباری یا سیستم های انتقال بانکی، به راحتی و درسریع ترین زمان ممکن، پرداخت خود را انجام دهد.
مدیریت مبالغ در حال گردش با نرم افزار حسابداری
کنترل نقدینگی در حال گردش، یکی از جنبه های حیاتی مدیریت کسب وکار است. بدون استفاده از سیستم های حسابداری، نظارت بر تمام تراکنش های پرداختی، نیازمند صرف زمان بسیار زیادی است. نرم افزارهای حسابداری، امکان کنترل کامل معاملات، صورت حساب ها، سررسیدها و پرداخت های نقدی را فراهم می کنند. این نرم افزارها، به محض فرارسیدن موعد صورت حساب ها، آن ها را به صورت خودکار پیگیری کرده از این رو، دیگر نیازی به صرف زمان اضافی برای بررسی پرداخت هایی که موعد آن‌ها سررسیده نخواهدبود.
افزایش امنیت اطلاعات مالی با نرم افزار حسابداری
حتی اگر افراد به خوبی توانایی انجام امور مالی خود را داشته باشند، بازهم نگهداری اسناد مالی به روش های سنتی، ممکن است با مشکلاتی مانند سرقت یا از بین رفتن در آتش سوزی مواجه شود. یکی از مهم ترین دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری، تامین امنیت داده ها و اطلاعات مالی است. این نرم افزارها، امکان ذخیره سازی و ثبت اطلاعات مالی را در بخش های مختلف و به طرق گوناگون فراهم می کنند. برخی از نرم افزارهای حسابداری نیز، از تکنولوژی فضای ابری بهره برده و امکان ذخیره سازی اطلاعات مالی در این فضا را دراختیار کاربران قرار می دهند. همچنین، با رمزگذاری و تعریف سطوح دسترسی، می توان دسترسی سایر کاربران را محدود کرد؛ که این خود نقش مهمی در افزایش امنیت اطلاعات خواهدداشت.